Risikoanalyse er altafgørende at indarbejde i projektplanlægningen. Så vidt muligt, bør man i den indledende fase regne sig frem til projektets store og små risici og den konsekvens de hver især medfører.
Når man har overblik over risici, kan man planlægge hvilke forholdsregler der skal tages for at undgå konsekvenserne.
Risk 1: Motivation
Har man f.eks. identificeret en svaghed i projektgruppen, der handler om at man har svært ved at skrive mens man arbejder hjemme, bør man aftale at mødes på faste tidspunkter og arbejde i gruppen.
Risk 2: Sygdom
En anden risici i rapportskrivning kunne være at et teammember bliver syg og derfor ikke kan gennemføre sin task eller delmål indenfor den aftalte tidsramme. Her kan man f.eks. indlægge tidsbuffere på hver enkelt task, som i Critical Path-metoden, eller én stor tidsbuffer i slutningen af projektet, som i Critical Chain-metoden. Ansvar bør fordeles, så det er tydeligt hvem der overtager for hvem, og hvilke tasks der bør prioriteres først.
Risk 3: Manglende fælles overblik
Man bør i et projekt altid have en plan for hvordan det bedste overblik opnås. Hvis et medlem af gruppen ikke kan udføre sin del af arbejdet, af en hvilken som helst grund, skal der være en plan for hvem der træder til, og det skal være let for denne person at samle op, hvor tråden er blevet tabt.
Daglige SCRUM-møder om morgenen, kan være et fremragende værktøj til denne form for Risk Prevention, da gruppen mødes og fortæller hvad de hver især er i gang med.
Risk 4: Teknologi
En stor risikofaktor er altid teknologien, da computere og services ikke altid opfører sig som de burde. Her bør man lægge backupsystemer ind i sin projektplanlægning, og sørge for at forskellige passwords er beskyttede og at de rette mennesker har adgang til de rette systemer. Man bør overveje hvilke programmer der bedst egner sig til det givne projekt. Fildeling kan f.eks. klares med enten email, Google Drive, Dropbox, Slack eller lignende.
