En milepæl i projektstyring er en deadline for noget særligt betydningsfuldt der opnås i løbet af projektet. Det er et delmål på vej mod det endelige mål. Milepælene for et projekt fastsættes i projektplanlægningsfasen.

WBS står for Work Breakdown Structure. I projektplanlægningsfasen bruges det til at inddele projektets arbejdsopgaver i passende små størrelser.

Med WBS kan man visuelt opbygge et lille ‘træ’, der viser hvordan opgaverne er brudt ned. Denne visuelle fremstilling skaber overblik over opgaverne og viser på en overskuelig måde forbindelserne mellem dem, og den ene opgaves afhængighed af den anden.

Critical Path Method (CPM)

En Critical Path er den vej gennem projektet, der er afgørende for projektets gennemførsel. Man regner sig frem til projektets Critical Path matematisk, f.eks. ved hjælp af værktøjet Gantt Chart, hvor man kan oprette en PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Programmet ‘GanttProject’ er godt til at beregne en slutdato for et projekt.

Hvis du feks får en opgave af en kunde, kan du dele projektet op i små opgaver, taste dem ind i Gantt-chart. Derved udregne hvilken rækkefølge tingene skal gøre i og få overblik og fastsat deadline.

En Critical Path er den vej gennem projektets task, der tager længst tid og hvor der er flest opgaver og delmål der er afhængige af hinanden.

For eksempel kræves det at der er bygget vægge og tag på et hus, før man kan male husets værelser. Der er altså nogle opgaver og delmål der er vigtigst at nå i ethvert givent projekt, da mange følgende opgaver afhænger af disse. Det er en fordel at kende sin Critical Path, hvis man vil vide på hvilke tasks der skal lægges et større fokus. For hvis tasks på denne vej forsinkes, forsinker det hele projektet.

Det er en fordel at indarbejde tids-buffere i sin Critical Path, enten små buffere på hver opgave eller én stor buffer i slutningen af projektet.

Critical Path er vigtig at kende, for at undgå flaskehalse i projektet og for at styre projektets resourcer bedst muligt. Det gælder alle resourcer som tid, mennesker, processer og teknologi.

Gantt, Critical Path og PERT er alle fase-baserede projektstyringsværktøjer.

Fasebaseret projektstyring er lineært, som et vandfald. Derfor kaldes det også vandfaldsmetoden. I denne form for projektstyring udføres de enkelte opgaver i en fastsat rækkefølge, hvor man går fra A til B til C, osv. Denne kronologiske opbygning gør projekter meget tidskrævende og rigide. En risiko ved vandfaldsmetoden er, at produktet ikke længere er relevant, når det står færdigt efter den lange proces. Man kan også risikere at tidsplanen skrider voldsomt, fordi der opstår nye krav, begrænsninger eller ændrede holdninger fra stakeholders.

I agil projektstyring arbejder man ud fra en flydende proces hvor der er taget højde for mange ændringer af kurs undervejs. Opgaver gennemføres i ‘sprint’. Det er meget normalt, at klienter ændrer holdninger eller krav undervejs i et projekt eller at andre faktorer som resourcer ændrer sig. Disse ændringer tager Agile Development højde for. Det mest kendte system i agil projektstyring hedder SCRUM.

HR (Human Resources) Management er processen hvor der organiseres, styres og ledes omkring de mennesker og menneskelige resourcer der er tilgægelige under projektarbejdet.

Projektstyring handler i virkeligheden mere om mennesker, end det handler om værktøjer.

Forskellige roller i et projekt kunne være:

• Sponsor
• Projekt-team
• Stakeholders
• Funktionelle managers
• Projektmanagers

Til at forstå en organisations struktur og opbygning, kan man benytte Henry Mintzbergs organisationsteori. Dette kan være et værdifuldt værktøj i project management, fordi man får et overblik over projektets eller organisationens human resources.

Mintzbergs teori bygger på at alle organisationer består af fem hoveddele:

1. Topledelsen
2. Mellemledelsen
3. Den Operative Kerne
4. Teknostrukturen
5. Støttestrukturen

De fem hoveddele fordeles i fem hovedorganisationsformer, hvor de hver især har større eller mindre betydning, afhængig af hvilken virksomhed man har med at gøre.

De fem hovedorganisationsformer er:

1. Entreprenørorganisationen
2. Maskinbureaukratiet
3. Den divisionaliserede organisation
4. Det professionelle bureaukrati
5. Den innovative (udvikling) organisation

Hvad motiverer en medarbejder? Eller en studerende? Eller en leder?

For at få succes med sit projektarbejde, er det altafgørende at de involverede parter er motiverede. Her kan man f.eks. se på Maslows Behovspyramide, der fortæller om menneskets grundlæggende behov og motivation.

Behovspyramiden opfyldes nedefra. Man skal simpelthen have dækket sine basale behov som menneske, som vand, varme, mad og husly, før man går videre og søger at dække mere udvidede behov, som sociale forbindelser og selvrealisering. Er man sulten, træder alle andre behov simpelthen i baggrunden, indtil sulten er dækket.

En anden motivationsteori er McGregor’s Theory of X, Y & Z.

Denne teori udspringer fra Maslows behovspyramide, hvor McGregor har grupperet menneskets behov ind i blot to kategorier: Theory X og Theory Y. Senere er Theory Z kommet med.

Theory X-kategorien er autokratisk.

Den bygger på en tro på, at mennesket grundlæggende er skabt doven og at en medarbejder vil forsøge at undgå at arbejde, hvis det er muligt at slippe for dette.

X er en organisatorisk form der passer til mange typer virksomheder, hvor man har gavn af regler, retningslinjer og kontrol. Det kan være i militæret eller på et sportshold. Her er tydeligt hieraki og mange regler.

Denne type menneske motiveres netop af regler, retningslinjer og kontrol.

Theory Y er participatorisk.

Den bygger på den tro, at mennesket grundlæggende elsker at arbejde. Mennesket føler et stort selvansvar og kan selv føre kontrol over sine egne resultater. Denne organisatoriske form passer godt til fag, med højtuddannede specialister. Denne type menneske motiveres af en stor grad af ansvar, frihed, innovations- og udviklingsmuligheder.

Theory Z er en klan-organisering.

Her er arbejdet og det store fællesskab vigtigere end mennesket som individ. Mennesket føler et kollektivt ansvar og motiveres af loyalitet overfor klanen.

X og Z er begge værdibaseret ledelse. Her motiveres medarbejderen gennem et fælles værdisæt, frem for teori-Y hvor medarbejderen underlægges et hieraki og regelsæt ovenfra.

McGregors teorier falder ind under kategorien New Public Management.

New Public Management bygger på idéen at det der fungerer godt i den private sektor, kan overføres til at være det der virker godt for den offentlige sektor. Her ses et behov for at afbureaukratisere og afskaffe kontrol og hieraki, for netop at opnå motivation gennem menneskets egen ansvarsfølelse.

To andre motivationsteorier hedder McClelland’s Aquired Needs og Herzberg’s Two-Factor Theory.

DISC-profiler kan bruges til at identificere og fordele medarbejderes roller i et projekt. Ved at lave en DISC-profil, kan man finde ud af hvordan man arbejder bedst og hvilke udfordringer man har, både i sit sociale liv samt projektarbejde og teamwork-situationer.

• D = Dominance
• I = Influence
• S = Steadiness
• C = Compliance

Her kan man læse om de forskellige DISC-profiler:

https://www.discprofile.com/what-is-disc/overview/

Her kan man tage personlighedstesten online:

https://www.123test.com/disc-personality-test/

Mit personlige resultat af testen viser at jeg er en klar S-profil, med omkring 40% i Steadiness. Hver af de andre tre profiler har jeg omkring 20% i.

Steadiness står for stabilitet og struktur. Man er en team-player der er god til at samarbejde og støtte andre. Jeg foretrækker at være i baggrunden og undgå konflikt.

Jeg er tålmodig, rolig og kontrolleret.

Med de tre forholdsvis lave procenter i D, I og C, kan jeg kategoriseres som en ‘Specialist’. Jeg har en stærk indre motivation for at nå mine personlige mål. Jeg kan lide at ‘være eksperten’ inde for mit felt.

Mine svagheder er at jeg kan være længe om at beslutte mig. Jeg er ikke impulsiv og jeg bryder mig ikke om konflikt og konfrontationer. Jeg sætter pris på loyalitet og sikkerhed.

Når jeg bliver stresset eller presset, lytter jeg til autoriteterne.

Jeg kan være opgivende, nærtagende, afvigende og godtroende.

Denne DISC-profil rammer det billede jeg har af mig selv utrolig præcist. Den identificerer mine svagheder, som jeg længe har følt er nogle jeg skal arbejde med.

Jeg har tit fået at vide at jeg er meget diplomatisk, loyal og forstående, så dette passer også godt. Jeg er den yngste ud af en søskendeflok på 6, og kan genkende mange af mine personlighedstræk som en direkte følge af min opvækst.

Jeg har dog tillært mig nogle nye egenskaber senere i livet, som blandt andet en evne for lederskab og udadvendthed, jeg ikke før har besidet.

Jeg har arbejdet som leder i Gamestop og Biocity, hvor jeg har nydt at være den faciliterende leder. Altså den der sørger for, at de andre kan udføre deres arbejde.

Dette passer også godt med S-profilen som leder, der ikke dominerer.

I min studiegruppe har vi disse DISC-profiler:

• Thit = S
• Josefina = C
• Ditte = D

Denne sammensætning fungerer godt, fordi vi hver især har forskellige personlige kompetencer at byde ind med. Vi er alle nogle ‘arbejdsheste’, hvor Ditte er den handlekraftige, Josefina er den med overblikket og jeg selv er den samlende.

Vi kunne drage stor nytte af en S-profil mere i gruppen, der var specialist indenfor kodning og interaktion. En der arbejder stabilt og lytter.

Quality Management handler om at planlægge, analysere og sætte mål for den samlede kvalitet af en løsning. Det handler om at have resultatet for øje gennem projektet.

Når man ser på projekttrekanten, påvirkes kvaliteten af Time, Scope og Cost, som nævnt i afsnit 1.

Quality Management har tre processer, som er Plan, Perform og Control.

Plan Quality Management er processen hvor man identificerer kravene til projektet og dets stakeholders, risici og værktøjer. Her dokumenterer man også planlægningen gennem kravspecifikation (se afsnit 12).

Perform Quality Assurance er processen hvor man sikrer at kvalitetsstyring implementeres.

Control Quality er processen hvor man monitorerer og indsamler resultater fra de to foregående processer. Her analyserer man på arbejdet og kvaliteten af dette og kan justere på projektets processer ud fra resultaterne.

PHPunit er et værktøj, eller et unit testing framework, der bruges til at teste rammerne for den PHP-kode man har lavet i sit projekt.

Udviklere har brug for at identificere og rette fejl undervejs i projektet, og der tjener PHPunit som dokumentation for testing af den udviklede software. Med PHPunit kan man isolere den enkelte bestanddel af koden, for at finde fejl præcist og tidligt i processen.

PHPunit giver mening at bruge i en agil arbejdsproces, hvor der er behov for løbende rettelser. Den agile proces, som f.eks. SCRUM-metoden er, er den foretrukne arbejdsproces for udvikling af digitale løsninger.

Der findes alternativer til PHPunit, der tjener samme formål i større eller mindre grad. Her kan ses på værktøjer som SimpleTest, PHPSpec og Atom.

Her findes PHPunit:

https://github.com/sebastianbergmann/phpunit

Risikoanalyse er altafgørende at indarbejde i projektplanlægningen. Så vidt muligt, bør man i den indledende fase regne sig frem til projektets store og små risici og den konsekvens de hver især medfører.

Når man har overblik over risici, kan man planlægge hvilke forholdsregler der skal tages for at undgå konsekvenserne.

Risk 1: Motivation

Har man f.eks. identificeret en svaghed i projektgruppen, der handler om at man har svært ved at skrive mens man arbejder hjemme, bør man aftale at mødes på faste tidspunkter og arbejde i gruppen.

Risk 2: Sygdom

En anden risici i rapportskrivning kunne være at et teammember bliver syg og derfor ikke kan gennemføre sin task eller delmål indenfor den aftalte tidsramme. Her kan man f.eks. indlægge tidsbuffere på hver enkelt task, som i Critical Path-metoden, eller én stor tidsbuffer i slutningen af projektet, som i Critical Chain-metoden. Ansvar bør fordeles, så det er tydeligt hvem der overtager for hvem, og hvilke tasks der bør prioriteres først.

Risk 3: Manglende fælles overblik

Man bør i et projekt altid have en plan for hvordan det bedste overblik opnås. Hvis et medlem af gruppen ikke kan udføre sin del af arbejdet, af en hvilken som helst grund, skal der være en plan for hvem der træder til, og det skal være let for denne person at samle op, hvor tråden er blevet tabt.

Daglige SCRUM-møder om morgenen, kan være et fremragende værktøj til denne form for Risk Prevention, da gruppen mødes og fortæller hvad de hver især er i gang med.

Risk 4: Teknologi

En stor risikofaktor er altid teknologien, da computere og services ikke altid opfører sig som de burde. Her bør man lægge backupsystemer ind i sin projektplanlægning, og sørge for at forskellige passwords er beskyttede og at de rette mennesker har adgang til de rette systemer. Man bør overveje hvilke programmer der bedst egner sig til det givne projekt. Fildeling kan f.eks. klares med enten email, Google Drive, Dropbox, Slack eller lignende.

Kravspecifikation kaldes også ‘Requirements’.

Med en god kravspecifikation kan man øge sandsynligheden for at projektet bliver en succes.

Det er en stor fejl, at forsøge at give kunden det ‘de vil have’. Man bør finde ud af hvad kunden virkelig har brug for – det er langt fra sikkert, at de ved det selv.

Mange projekter starter med en deadline, et budget og en diffus besked om hvad løsningen skal leve op til. Her ser man i projekttrekanten tydeligt på både Cost og Time, fordi de ofte er nogle håndgribelige størrelser, men man glemmer ofte Scope og dermed mister man øjet for hvilken Quality der skal opnås for projektets succes.

Her kommer kravspecifikation ind i billedet. Kravspecifikation handler om overblik og om at holde målet for øje. De parametre man arbejder med i kravspecifikation er People, Processes og Culture.

Det er afgørende at dokumentere kravspecifikationen. Dokumentation er altafgørende for projektstyringen, for der kan komme mange ændringer til kravene undervejs. Ændringer kan f.eks. komme fra klienten eller fra opdagelser i processen.

Der bør føres logbog over krav og beslutninger gennem hele processen. Trello kan med fordel bruges til at skabe overblik og føre logs.